AI Excel 用法：把 AI 當顧問，公式、樞紐、清資料這樣問

發佈 2026-09-17 · 更新 2026-09-16 · 閱讀約 7 分鐘 · AI 工作術（法芮可有限公司）

AI Excel 用法完整整理：怎麼把 ChatGPT、Claude 當成隨時在線的 Excel 顧問，寫公式、設樞紐分析、清髒資料的問法範本，還有哪些事 AI 做不好、要自己來。讀完你會有一套可以直接複製的提問模板。

直接講結論：AI 用在 Excel，最省時間的用法不是「叫 AI 幫你算」，而是「把 AI 當成坐在旁邊的 Excel 顧問」。你把表格長什麼樣、想要什麼結果講清楚，它給你公式、樞紐設定步驟、資料清理的做法，你回到自己的 Excel 貼上執行。這樣做的好處是資料不用上傳、結果可以驗證、而且你每問一次都會學到一點。

我們自己營運 AI 工具站和廣告代操產品，每週都要整理廣告後台匯出的 CSV、對帳、拆客戶報表。以前一個 VLOOKUP 對不上要卡半小時，現在把欄位名稱和錯誤訊息貼給 AI，通常兩三輪就解決。這篇把我們實際用了一年多的問法整理出來，分成公式、樞紐、資料清理三塊，最後講哪些事我不建議交給 AI。

先講一個前提：問得好不好，八成取決於你有沒有把「表格結構」講清楚。AI 看不到你的螢幕，你不說 A 欄是什麼、資料從第幾列開始、有沒有標題列，它只能猜。下面每一種問法，都會先教你怎麼描述表格。

先學會描述你的表格：一個模板解決八成問題

問 AI Excel 的四要素:工作表名稱、標題列位置、資料列範圍、每一欄是什麼、什麼格式（文字／數字／日期）、你要的結果放在哪一格、算什麼、Excel 版本或 Google 試算表，新舊函數差很多
問 AI Excel 的四要素

大部分人問 AI Excel 問題失敗，不是 AI 不會，是問題本身缺資訊。我們內部固定用這個開場模板，貼上去再接你的問題：

  • 工作表結構：「我的工作表叫『訂單』，第 1 列是標題，資料從第 2 列到第 500 列。」
  • 欄位對應：「A 欄是訂單編號、B 欄是日期（格式 2026/09/01）、C 欄是客戶名稱、D 欄是金額（數字）、E 欄是狀態（文字：已付款／未付款／退款）。」
  • 你的目標：「我想在 G2 算出『已付款』的 9 月總金額。」
  • 環境：「用 Microsoft 365 版 Excel」或「用 Google 試算表」。

第四點很多人漏掉，但很關鍵。Excel 2016、Microsoft 365、Google 試算表能用的函數不一樣。像 FILTER、XLOOKUP、LET 這類新函數在舊版 Excel 不能用，AI 如果不知道你的版本，很可能給你一條貼上去就顯示 #NAME? 的公式。

另外一個小技巧：直接把前 5 列資料複製貼上給 AI，比你用文字描述準確得多。Excel 複製出來是 Tab 分隔的文字，AI 讀得懂。記得把客戶姓名、電話這種個資先換成假資料再貼，這點後面會再講。

公式問法：從「幫我寫」升級到「幫我看懂、幫我改」

寫公式是最基本的用法，但真正省時間的是後面兩種：解讀別人留下的公式、修一個報錯的公式。

問法一：直接要公式

用上面的模板描述完表格，接一句「請給我公式，並用一句話說明每個參數在做什麼」。一定要加「說明每個參數」這句，不然你拿到一條看不懂的公式，下次表格改了就又要問一次。

範例：「D 欄是金額、E 欄是狀態、B 欄是日期。請在 G2 寫一個公式，加總 E 欄等於『已付款』且 B 欄在 2026 年 9 月的 D 欄金額。用 Microsoft 365 版 Excel。」AI 通常會給你 SUMIFS 搭配日期區間的寫法，並解釋三組條件。

問法二：看懂前人留下的公式

接手同事的報表，看到一條 200 字的巢狀 IF 加 INDEX MATCH，不要硬啃。整條貼給 AI，問：「請逐層拆解這條公式在做什麼，用白話講，然後告訴我它可能在什麼情況下會出錯。」後半句很有價值，AI 常會指出「如果查找值有前後空白就會找不到」這種你自己不會注意到的坑。

問法三：修錯誤

把公式和錯誤訊息一起貼上：「這條公式回傳 #N/A，我的查找值在 A 欄、查找表在『產品』工作表的 A 到 C 欄。可能是什麼原因？請給我三個最常見的可能性和各自的檢查方法。」要「三個可能性」比要「答案」好，因為 AI 看不到你的資料，讓它列出可能性、你自己去對，比它猜一個然後猜錯有效率。

常見錯誤與問法對照：

錯誤訊息常見原因建議這樣問 AI
#N/A查找值有空白、格式不符（文字 vs 數字）「請給我一條公式先把查找值 TRIM 並轉成數字再查」
#VALUE!把文字當數字算、日期是文字格式「B 欄日期是文字格式，怎麼批次轉成真正的日期？」
#REF!參照的欄或工作表被刪「這條公式參照了哪些範圍？幫我列出來」
#NAME?函數在你的版本不支援、拼錯「這公式用了哪些函數？哪些在 Excel 2016 不能用？替代寫法？」
#DIV/0!除數為 0 或空白「幫我包一層判斷，除數為 0 時顯示空白」

樞紐分析：讓 AI 幫你決定「什麼放列、什麼放值」

樞紐分析表本身不難拉，難的是你面對一張 30 個欄位的原始資料，不知道該怎麼組合才能回答老闆的問題。這時候 AI 的價值不是幫你點按鈕，而是幫你把「老闆想知道什麼」翻譯成「列放什麼、欄放什麼、值放什麼」。

問法範例：「我有一張廣告成效原始資料，欄位有：日期、平台（Facebook／Google）、廣告活動名稱、花費、曝光、點擊、轉換數。老闆想知道『每個平台每個月的轉換成本，還有哪個活動最燒錢』。請告訴我要建幾張樞紐分析表、每張的列／欄／值怎麼設、值的計算方式用加總還是平均。」

AI 會告訴你：轉換成本不能直接加總，要用「花費加總除以轉換數加總」，所以要加一個計算欄位，或是先在原始資料算好。這種「哪些指標不能直接加總」的判斷，是新手最常犯的錯，也是 AI 最能幫上忙的地方。

接著你可以追問：

  1. 「日期怎麼群組成月份？」AI 會告訴你在列標籤按右鍵選群組。
  2. 「我想加一個『轉換成本』計算欄位，公式怎麼寫？」
  3. 「怎麼讓樞紐表在原始資料新增列後自動更新範圍？」AI 通常會建議你先把原始資料轉成「表格」（Ctrl+T），這是很多人不知道但超實用的做法。

我們自己做廣告代操報表就是這樣：原始資料先轉成表格，樞紐表建好一次，之後每週匯出新資料貼進去、按重新整理就完事。設定這套流程當初花了兩個下午和 AI 來回討論，之後每週省下大概一小時。

資料清理：最髒的活，AI 幫最多

資料清理：一次問一種髒:前後空白：TRIM 搭配 CLEAN、全形轉半形：Excel 用 ASC，試算表用取代、日期三種格式：先判斷再用 DATE 組合、多種寫法同一客戶：建對照表用 XLOOKUP、每週重複清理：改用 Power Quer
資料清理：一次問一種髒

從系統匯出的資料永遠是髒的：全形半形混雜、姓名前後有空白、日期格式三種、同一個客戶有五種寫法。資料清理是 AI 在 Excel 上能省最多時間的地方，因為這些問題有固定套路，AI 背得比你熟。

問法上有一個原則：一次問一種髒。不要把「我的資料很亂，幫我清乾淨」丟給 AI，它不知道從何清起。把問題拆開：

髒資料類型問法AI 通常給的方向
前後空白、看不見的字元「A 欄客戶名稱有前後空白和換行，給我一條公式清掉」TRIM 搭配 CLEAN，或 SUBSTITUTE 換掉特定字元
全形數字、全形英文「電話欄有全形數字，怎麼轉半形？」ASC 函數（Excel）；Google 試算表沒有內建，會建議用 REGEXREPLACE 或查找取代
日期格式不一致「B 欄日期有 2026/9/1、2026-09-01、20260901 三種，怎麼統一？」先判斷格式再用 DATE 組合，或建議用「資料剖析」功能
同一實體多種寫法「客戶名稱有『台積電』『台積電股份有限公司』『TSMC』，怎麼歸成同一個？」建議建一張對照表用 XLOOKUP 對應，而不是硬寫公式
一格塞多筆資料「C 欄一格裡有多個 email 用逗號隔開，怎麼拆成多列？」TEXTSPLIT（新版）、資料剖析、或 Power Query
重複列「怎麼找出訂單編號重複的列並標記？」COUNTIF 標記後篩選，或「移除重複項」功能

當資料量大到幾萬列、或每週都要重複同一套清理，AI 通常會建議你改用 Power Query。這時候可以問：「這套清理步驟怎麼用 Power Query 做？請一步一步告訴我要點哪裡。」Power Query 的好處是設定一次、之後按重新整理就自動跑，不用每次重貼公式。我們對帳的流程就是靠這個從每次 40 分鐘壓到 5 分鐘。

要提醒一件事：清資料前先複製一份原始資料。AI 給的公式或步驟你貼上去執行，萬一結果不對，沒有原始檔就回不去了。這跟用 AI 批次整理數位囤積是一樣的原則，批次動作前先備份。

哪些事我不建議交給 AI 做

四件事別交給 AI:含個資的原始檔不整份上傳，只貼結構、最終數字讓 Excel 算，AI 心算不可驗證、看不懂的 VBA 不執行，先在測試檔跑、版本差異會給錯函數，報錯就再問
四件事別交給 AI

講完能做的，講不能做的。這些是我們自己踩過或看客戶踩過的坑。

一、不要把含個資的原始檔整份上傳給 AI。客戶姓名、電話、身分證、薪資，這些貼進去就是外流。正確做法是只貼結構（欄位名稱）加幾列假資料，讓 AI 給公式，你回自己的 Excel 跑。如果公司有規定或是資料量真的敏感，連結構都要斟酌。要做企業內部的 AI 應用，建議先看企業導入 AI 的第一步，先盤點哪些資料能碰。

二、不要讓 AI 直接算最終數字。你把一張表貼給 AI 說「幫我算總和」，它可能會算對，也可能少算兩列。AI 在「寫公式」上很可靠，在「心算大量數字」上不可靠。公式你貼回 Excel 執行，結果是確定的；AI 直接算出來的數字，你沒辦法驗證。財務、對帳、發薪這類要簽名負責的數字，一律讓 Excel 算。

三、複雜 VBA 巨集要小心。AI 寫 VBA 寫得很快，但 VBA 可以刪資料、改檔案、動到其他工作簿。如果你看不懂 AI 給的程式碼在做什麼，不要直接執行。至少先問一句「這段程式碼有沒有任何刪除或覆寫的動作？」，並且在測試檔上先跑。

四、AI 給的答案要驗證，不要照單全收。特別是版本差異：AI 有時會給你新版才有的函數，或是把 Google 試算表和 Excel 的語法混在一起。貼上去報錯就再問，這很正常。養成用 AI 查證的習慣，對 AI 自己的輸出也適用。

另外一個實務建議：把你問過、確認有效的問法和公式存成自己的筆記。同一種報表你不會只做一次，第二次直接翻筆記比重問快。我們團隊有一份共用的「Excel 問法集」，累積到現在大概 40 條，新人接手報表第一天就能上手。

常見問題

Q：用 ChatGPT 還是 Claude 問 Excel 比較好？
兩個都能處理公式、樞紐、資料清理這類問題，差異不大。實務上更重要的是你有沒有把表格結構講清楚，以及有沒有說明你的 Excel 版本。如果你想比較兩者在其他任務上的差異，可以參考GPT-6 Astra 與 Claude 的比較。

Q：Excel 內建的 Copilot 跟自己開 AI 對話框問，哪個好用？
內建 Copilot 的好處是看得到你的表格，不用描述結構；缺點是要付費訂閱，而且對複雜邏輯的處理不一定比獨立的 AI 對話強。我們的做法是兩個都用：簡單的格式、加總類用內建的，複雜公式和流程設計還是開對話框問，因為可以來回討論、追問理由。價格以微軟官方價格頁為準。

Q：AI 給的公式貼上去顯示 #NAME?，怎麼辦？
多半是函數在你的 Excel 版本不支援，或 AI 把 Google 試算表的語法混進來了。把錯誤和你的版本告訴 AI，請它給相容的替代寫法。像 XLOOKUP 在舊版可以改用 INDEX 加 MATCH，FILTER 在舊版可以用輔助欄加篩選功能替代。

Q：資料有幾萬列，AI 給的公式跑很慢，有解嗎？
先問 AI「這條公式有沒有效能更好的寫法」，常見的優化是把整欄參照（A:A）改成明確範圍、避免在公式裡重複做同一個查找。如果還是慢，通常代表該改用 Power Query 或樞紐分析表處理，而不是用公式硬撐。

Q：可以讓 AI 幫我做整份自動化報表嗎？
可以，但建議分階段：先讓 AI 幫你把清理步驟做成 Power Query、把彙總做成樞紐表、把固定格式做成範本，每個環節你都驗證過再串起來。一次要 AI 給你「整套自動化」，通常會拿到一段你看不懂、出錯也不知道從哪修的東西。這跟AI 專案先做 PoC的道理一樣，小步驗證再放大。

← AI 知識庫 · AI 工具庫