企業 AI 資安：員工都在用 AI，機密怎麼守？附範本
發佈 2026-09-28 · 更新 2026-10-13 · 閱讀約 7 分鐘 · AI 工作術（法芮可有限公司）
員工偷偷用 ChatGPT 整理客戶名單、把原始碼貼進 AI，每間公司都在發生。本文從我們營運 AI 工具站的第一手經驗出發，講清楚企業 AI 資安的真正風險、免費版與企業版差在哪，並附一頁可直接套用的 AI 使用政策範本。
先講結論：你的員工已經在用 AI 了，而且大多沒告訴你。企業 AI 資安真正的問題不是「要不要開放 AI」，而是「員工用什麼帳號、把什麼資料貼進去、有沒有人知道」。全面禁用只會讓大家改用手機和個人帳號，你反而完全看不到。
可行的做法就三件事：把公司資料分級，講清楚哪一級可以進 AI；用公司統一開通的企業版或 API 取代員工自己註冊的免費帳號，因為差別不在模型能力，在合約與控制權；最後寫一份一頁講完、技術上守得住的 AI 使用政策。這篇會把三件事拆開講，並附一份可以直接改成自家版本的範本。
我們自己營運 AI 工具站與 AI 剪片引擎，每天都在碰客戶上傳的素材與帳號資料，下面是我們實際在執行、也踩過坑的版本，不是翻譯國外的合規文件。
風險在哪：不是 AI 偷資料，是人把資料貼進去
很多老闆想像的 AI 資安是「AI 會不會駭進來」，但實務上絕大多數事故是員工主動把資料送出去。幾年前就有國際大廠工程師把內部原始碼貼進聊天機器人請它除錯，公司事後只能全面禁用。十人公司的業務把整份客戶名單貼進去請 AI「整理成表格」，本質完全一樣。
| 洩漏路徑 | 典型情境 | 真正的風險 |
|---|---|---|
| 貼進免費版聊天工具 | 合約、財報、原始碼直接貼上去請 AI 摘要 | 免費與個人版預設多半可用於模型訓練，也可能被人工檢視 |
| AI 擴充套件與會議機器人 | 外掛讀取所有網頁，會議機器人自動進每場會 | 權限遠超需求，整個信箱與雲端硬碟都可能被讀走 |
| 帳號共用與對話紀錄 | 全公司共用一組帳號，離職員工還能登入 | 對話紀錄等於公司知識庫，帳號一外流全部帶走 |
| AI 代理讀取外部內容 | 讓 AI 自動讀郵件、爬網頁再執行動作 | 外部內容可藏指令（提示詞注入），讓 AI 替攻擊者做事 |
各家調查對「員工使用未經核准 AI 工具」的比例數字不一，但普遍超過一半。影子 AI 不是風險預測，是現在進行式。你要做的不是抓人，是把大家從地下拉回可以管理的檯面上。
免費版、個人付費版、企業版、API 差在哪
最常見的誤解是「我們有付費了，應該安全吧」。個人付費版買到的是更好的模型和更高用量，不是資料保護的合約承諾。真正的分水嶺在企業版與 API：條款通常明訂預設不拿你的資料訓練，並提供管理後台、SSO（單一登入）與稽核紀錄。下表是常見差異，實際以各家官方條款為準。
| 方案 | 資料是否用於訓練（預設） | 管理者控制 | 適合誰 |
|---|---|---|---|
| 免費版 | 多半會，部分可手動關閉 | 無 | 只處理公開資料的個人 |
| 個人付費版 | 多半會，部分可手動關閉 | 無 | 個人使用，不該碰公司機密 |
| 團隊／企業版 | 通常明訂不會 | SSO、成員管理、資料保留、稽核紀錄 | 五人以上、會碰客戶資料的公司 |
| API 串接 | 通常明訂不會 | 由自家系統控制輸入輸出 | 要把 AI 嵌進產品或內部流程的團隊 |
一個具體的不建議：不要讓員工用個人信箱註冊付費版再報帳。這種帳號公司沒有管理權，人一走對話紀錄跟著走，你也不知道公司出錢的帳號到底有幾個。寧可少買幾個座位，也要用公司網域統一開通。
資料分級：先定義什麼能貼、什麼不能貼
政策寫「禁止把機密貼進 AI」沒有用，因為員工不知道什麼算機密。你要給一張分級表，讓人在貼上去前三秒就能判斷。我們自己用四級制：
| 等級 | 例子 | 能不能進 AI |
|---|---|---|
| 公開 | 官網文案、已發布新聞稿、公開價目 | 任何核准工具都可以 |
| 內部 | 會議記錄、內部流程、未上線的行銷素材 | 只能用公司開通的企業版或 API |
| 機密 | 原始碼、財務數字、報價策略、客戶合約 | 僅限企業版且先去識別化，或用自家部署的模型 |
| 受管制 | 身分證字號、電話、健康與金融資料、員工薪資 | 一律禁止，除非法務與資安核准特定流程 |
「受管制」這級要特別講。台灣個資法對客戶個資的蒐集與利用有明確規範，把含個資的檔案丟進第三方 AI 服務，已經是把資料傳輸給另一家公司，出事時「員工自己貼的」不會是有效辯解。紅線清單至少包含：客戶個資、原始碼與 API 金鑰、未公開財務、進行中的報價、HR 與薪資資料。
以我們的剪片引擎為例，客戶上傳的原始影片與腳本屬於機密等級，內部規定只能走自己控管的處理流程，不能因為「想快速看一下內容講什麼」就丟進第三方聊天工具。AI 自動剪片這類產品能讓客戶放心，關鍵就是素材不會離開你承諾的邊界。
AI 使用政策範本：一頁寫完，直接拿去改
政策不用長，二十頁的法律文件沒有人讀。下面是我們的骨架，把工具清單和聯絡窗口換成自家的就能用。
- 適用範圍：所有員工、約聘與外包夥伴；涵蓋任何以公司資料為輸入的生成式 AI，包含網頁版、App、瀏覽器擴充套件與其他軟體內建的 AI 功能。
- 核准工具清單：僅可使用資訊窗口公告的工具與帳號。用清單外的工具處理內部以上等級資料視為違規。清單每季更新。
- 資料分級與禁止事項：依四級分類表判斷。受管制資料一律禁止輸入任何 AI 工具；機密資料須先去識別化且僅限企業版；無法判斷時一律當作機密。
- 帳號規範：一律用公司帳號透過 SSO 登入，禁止共用帳號、禁止個人信箱註冊後報帳。離職當日停用所有 AI 工具存取權。
- 擴充套件與整合：安裝任何會讀取郵件、雲端硬碟、行事曆或網頁內容的 AI 擴充套件或機器人，須事前申請核准。
- 產出審核責任：AI 產出的程式碼、合約條款、對外文案與數據，發布前由使用者負責查核正確性與授權來源。AI 不是責任主體，送出的人才是。
- 事件通報：發現自己或他人誤將機密或受管制資料輸入 AI 工具，須於 24 小時內通報資安窗口。主動通報不追究，隱匿者依違規處理。
- 違規與檢視：首次違規再教育，重複違規或造成外洩依工作規則與法規處理。本政策每半年檢視一次，工具重大變動時提前修訂。
最容易被刪掉但最重要的兩條：第七條「主動通報不追究」，沒有它就沒有人會通報，你永遠不知道出過事；第六條「送出的人負責」，這條讓大家複製貼上前會多想一秒。
技術面守得住：政策沒有管控等於沒寫
只發公告不做技術管控，三個月後大家就當沒這回事。以下五件事按投入成本排序，前三件小公司一天內做得完。
- 用公司網域統一開通企業版並綁 SSO：一步解決帳號盤點、離職停權和資料不訓練三個問題，投資報酬率最高。
- 瀏覽器擴充套件白名單：透過瀏覽器的企業管理政策限制可安裝的擴充套件，直接擋掉最大宗的權限過大問題。
- 網路層封鎖未核准的 AI 網域：在公司網路與裝置管理工具上封鎖清單外的服務。不是為了抓人，是讓「不小心」變得不容易。
- 金鑰與密碼管理：API 金鑰放進祕密管理工具，不要出現在提示詞、程式碼或聊天視窗。定期輪替，並替每支服務設用量上限。
- 紀錄與告警：企業版的稽核紀錄要有人看。偵測到身分證字號、信用卡號格式的內容被送往 AI 服務時要發告警，而且要送到能處理的人手上，不是丟進沒人看的信箱。告警的分流做法可以參考通知系統設計。
如果你們有讓 AI 代理自動處理郵件或爬網頁，再加一條：權限最小化。給唯讀不給寫入，可寫入的動作要有人確認，因為外部內容裡藏的指令可以讓 AI 替別人做事。我們在整理AI 工具箱時最常被問「這個工具會不會存我的資料」，答案永遠要回到該工具的隱私條款確認，別憑名氣猜。
三十天導入步驟與三個不建議
- 第一週，匿名盤點：發匿名問卷問大家目前用哪些 AI 工具、處理哪些工作，強調不追究，你需要的是真實答案。
- 第二週，定分級與清單：依盤點結果決定開通哪些企業版，把四級表對照到各部門的實際工作，每個部門給三個具體例子。
- 第三週，技術上線：開通企業帳號、綁 SSO、設白名單與網域封鎖。先開放再封鎖，順序反過來會引起反彈。
- 第四週，訓練與簽署：三十分鐘的實作課勝過三小時宣導，當場示範「這份客戶名單怎麼去識別化再貼」，最後簽署政策。
- 之後每季：檢視稽核紀錄、更新工具清單、回收新需求。
三個不建議：不建議全面禁用，大家會改用手機，你只是失去能見度；不建議只發公告，沒有技術管控的政策是免責聲明，不是保護；不建議把政策寫成法律文件，讀不懂的規則等於沒有規則。
常見問題
Q：小公司只有十幾個人，也需要 AI 使用政策嗎？
需要，而且更需要。小公司通常沒有資訊部門，員工用什麼工具完全沒人知道，一次客戶個資外洩就可能失去主要客戶。政策可以只有一頁，但企業版帳號和資料分級表這兩件事不能省。
Q：員工用自己的手機和個人帳號用 AI，公司管得到嗎？
技術上管不到私人裝置，這正是為什麼不能只靠封鎖。做法是提供夠好用的公司帳號讓人沒有動機繞路，再用政策明定「公司資料只能進公司帳號」，並讓違規後果清楚。目標是降低誘因，不是監控每個人。
Q：企業版真的不會拿我們的資料訓練嗎？
主流服務的企業版與 API 通常在條款中明訂預設不使用客戶資料訓練模型，但各家細節與例外不同，例如濫用偵測的短期保留。簽約前把資料處理條款完整看一次，確認資料保留期限與刪除機制，一切以官方條款為準。
Q：發現員工已經把機密貼進 AI 了，該怎麼處理？
先確認貼進去的是哪個服務、哪個帳號、什麼等級的資料。若是企業版，通常可透過管理後台刪除對話並查閱紀錄；若是個人帳號，請員工立即刪除對話並關閉訓練選項，同時評估是否涉及個資通報義務。最後把這次事件變成教材，而不是處分。