工作用 prompt 範本 20 個:上班族直接複製,按情境分類
發佈 2026-09-09 · 更新 2026-09-08 · 閱讀約 7 分鐘 · AI 工作術（法芮可有限公司）
AI 寫出來的東西總是像罐頭?問題通常不在模型,在你的 prompt 太短。這篇給你 20 個可直接複製的工作用 prompt 範本,涵蓋寫信、會議紀錄、資料整理、報表分析、簡報與文案四大情境,附上好 prompt 的四個必填欄位、常見錯誤與自建範本庫的方法。
如果你用 AI 處理公事,常常覺得「產出還不如自己寫」,問題九成不在模型,在你給的 prompt 太短。「幫我寫一封信」這種指令,AI 只能靠猜,猜出來的東西當然像罐頭。
這篇直接給你 20 個可以複製貼上的工作用 prompt 範本,按上班族真實情境分成四類:寫信與溝通、會議與文件整理、數字與決策、企劃簡報與對外文案。每一個都是把中括號換成你的內容、把素材貼進去就能跑的形狀。
先講結論:範本的價值不是「文筆比較好」,而是讓輸出格式每次都一致、可以直接貼進你的工作流。它省下的不是打字時間,是來回重問、重改的時間 —— 這才是真正吃掉你一個下午的東西。
為什麼你的 prompt 沒用?差在這四個欄位
我們自己團隊在 AI 工具站和剪片產品裡寫過大量提示詞,踩到的結論很單純:一個能穩定產出的 prompt,一定同時具備四個欄位。少任何一個,AI 就會用它的想像力補洞,而它的想像力跟你的期待通常無關。
| 欄位 | 沒寫會發生什麼 | 怎麼寫 |
|---|---|---|
| 角色與情境 | 語氣飄移,一下客服一下顧問 | 「你是我的溝通顧問,對象是合作三年的供應商窗口」 |
| 輸入素材 | 產出全是正確的廢話 | 把原始信件、逐字稿、數字表格整段貼上 |
| 任務與限制 | 寫太長、講到不該講的事 | 「300 字內、不承諾具體日期、不提內部人事」 |
| 輸出格式 | 每次結構都不一樣,無法直接用 | 「用表格輸出,欄位為:決議/待辦/負責人」 |
另外有個順序上的小技巧:先寫規格,再貼素材。素材長的時候,把要求放在最前面(或前後各講一次),模型抓重點的穩定度明顯比較好。
情境一:寫信與溝通(範本 1-5)
這一類最省時間,因為情緒成本最高的往往不是打字,是想「這樣講會不會太衝」。
範本 1|婉拒需求但不撕破臉
你是我的職場溝通顧問。以下是對方的來信,我需要婉拒但要保住關係。請寫一封 250 字內的回信:先具體肯定對方的一個點,再說明無法配合的客觀原因(不要用「很忙」),最後給一個替代方案。語氣專業但不卑微。來信如下:[貼上原文]
範本 2|催進度但不像在催
幫我寫一則催進度訊息給 [對方角色]。事實背景:[原訂交付日、目前狀況]。要求:100 字內、口語、不指責、結尾給一個明確的二選一時間點讓對方好回。請給我三個版本,分別是輕、中、強三種力度。
範本 3|通知壞消息(延期、漲價、規格縮減)
你是危機溝通顧問。我要通知客戶 [事件]。請用「結論先講 → 原因(不推卸)→ 我方已做的補救 → 對方需要決定的事」四段寫成 300 字內的信,不要用「造成不便敬請見諒」這種空話,把補救寫具體。
範本 4|跨部門要資源
幫我寫一份 200 字的內部說服訊息,對象是 [部門/主管]。我要爭取 [資源]。請站在對方的 KPI 角度陳述好處,列出我方會承擔的部分,並附上如果不做的具體風險。避免形容詞,盡量用數字。背景:[貼上]
範本 5|同一段話三種語氣
把下面這段文字改寫成三個版本:(A) 正式書面、(B) 一般同事口語、(C) 極簡條列給忙碌主管看。三個版本都不能改變事實與承諾範圍。原文:[貼上]
情境二:會議、文件與零碎訊息整理(範本 6-10)
整理類的 prompt 有一條鐵律:一定要指定輸出欄位,而且要求 AI 對原文沒提到的事情明講「原文未提及」,不要讓它幫你補。
範本 6|逐字稿轉決議與待辦
以下是會議逐字稿。請輸出三個區塊:(1) 已拍板的決議,條列;(2) 待辦表格,欄位為「任務/負責人/期限/依據逐字稿哪一句」;(3) 尚未有結論的爭議點。逐字稿沒提到負責人或期限的,寫「未指派」,不要推測。逐字稿:[貼上]
範本 7|長文件濃縮成一頁
幫我讀完以下文件,輸出:5 條核心重點(每條 30 字內)、3 個我在 [我的職位] 立場上該注意的風險、以及我接下來要做的 2 件事。最後附一段 100 字摘要給主管看。文件:[貼上]
範本 8|一堆零碎訊息變一頁待辦
下面是我從群組複製的訊息。請去掉寒暄與重複,合併同一件事,輸出一張表格:欄位為「事項/日期/要準備什麼/誰負責」。日期一律換算成完整年月日。訊息:[貼上]
(這招在家長群、社團群同樣好用,細節寫在用 AI 把群組通知整成一頁待辦那篇。)
範本 9|會前預演,先想出對方會問什麼
我明天要向 [對象] 報告 [主題],以下是我的資料。請扮演一位挑剔但專業的 [對方角色],列出他最可能追問的 10 個問題,依殺傷力排序,並標註每題我目前資料中「有答案 / 沒答案」。資料:[貼上]
範本 10|固定格式的會議紀錄
之後我每次貼會議內容給你,都用以下固定格式回覆,不要增減欄位:會議主題、日期、出席、決議事項(編號)、待辦(表格)、下次會議需準備。現在開始,第一份內容是:[貼上]
情境三:數字、報表與決策(範本 11-14)
這一類要特別小心:AI 對你貼上去的數字會算錯,也會自己補上你沒給的數字。所以每個範本都要求它標出依據,你才有辦法抽查。
範本 11|表格數據轉成三個發現
以下是我的 [報表名稱] 數據。請找出 3 個值得注意的變化,每個都要寫出:現象、可能原因(標明是推測)、我可以怎麼驗證。所有引用的數字必須是原始資料裡有的,不要自行推算比率;需要推算時請把算式寫出來。資料:[貼上]
範本 12|兩個方案的比較表
幫我把 A 案與 B 案做成決策比較表,欄位為:成本、時程、需要的人力、可逆性、最壞情況。最後給一個推薦與理由,並明講「在什麼條件下推薦會反過來」。方案說明:[貼上]
範本 13|紅隊審查我的方案
你是被指派來否決這個提案的評審。請找出 5 個最致命的漏洞,依嚴重度排序,每個附上一句「如果被問到我該怎麼回」。不要客氣,不要先誇獎。提案:[貼上]
範本 14|工時拆解與估算
把 [任務] 拆成可以獨立驗收的子項目,每項標註預估工時區間(樂觀/實際/悲觀)與前置相依。列出 3 個最可能導致延期的因素。假設條件請全部寫在最上面,讓我可以逐條檢查。
情境四:企劃、簡報與對外文案(範本 15-20)
範本 15|簡報大綱
幫我規劃一份 10 頁簡報,主題 [X],對象 [Y],目的是讓對方 [做出什麼決定]。每頁給我:頁標題、這頁的唯一訊息(一句話)、需要什麼佐證。第 1 頁必須是結論。
範本 16|一頁式提案
把以下內容壓成一頁 one-pager,結構固定為:問題 → 現況數據 → 建議做法 → 需要的資源 → 預期成果 → 不做的風險。全文 500 字內,不要形容詞堆疊。內容:[貼上]
範本 17|把專業術語翻成客戶聽得懂的話
以下是我們的產品說明,充滿內部術語。請改寫成客戶看得懂的版本:每個功能都改寫成「你原本要花多久做 → 現在怎麼做」的句型,不要誇大成效,不能出現原文沒有的功能。原文:[貼上]
範本 18|社群貼文三個版本
根據以下素材寫 3 則貼文,鉤子分別用:痛點提問、反直覺結論、具體數字。每則 150 字內,結尾各給一個不同的行動呼籲。不要用 emoji 開頭,不要寫「在這個資訊爆炸的時代」。素材:[貼上]
範本 19|廣告短標批量發想
針對 [產品] 與受眾 [誰],產出 10 組廣告標題,每組 16 字內,分成「省時間」「省錢」「怕出錯」三種訴求各至少 3 組。標題不得包含未經證實的效果保證與最高級用語。產品資訊:[貼上]
範本 20|60 秒口播腳本
幫我寫一支 60 秒口播腳本,主題 [X]。結構:前 3 秒鉤子 → 一個真實情境 → 三個重點 → 結尾行動。用口語斷句,每句不超過 20 字,方便對著鏡頭念。標註大約秒數。
(腳本寫完接著要剪,流程可以參考 AI 自動剪片,口播影片的去贅字與上字幕現在幾乎不用人工顧。)
怎麼讓這 20 個範本真的變成你的日常
範本收藏起來但沒人用,是最常見的結局。幾件實際有效的事:
- 存在你打字的地方,不是存在筆記軟體:輸入法短語、瀏覽器擴充、或直接釘在對話工具的置頂訊息。多開一個 App 就等於不會用。
- 每個範本只解決一件事:一次要 AI 「整理 + 分析 + 寫成信」,結果通常三件都做一半。分三次問,總時間反而更短。
- 把你改過的版本存回去:第一次用完你一定會手動修,把修完的要求補進範本,用三次以後它就是為你客製的。
- 敏感資料先去識別化:客戶名、身分證、合約金額換成代號再貼。這是紀律問題,不是信不信任工具的問題。
- 長素材注意成本:整份逐字稿貼上去,吃掉的量比你想像多,尤其中文。原理與估算方式看 AI token 是什麼。
至於同一套範本要放在哪個模型跑?我們的實務經驗是:長文件整理與需要遵守固定格式的任務,穩定度差異最明顯;短文案與發想則各家差不多。要挑的話可以直接看 ChatGPT vs Claude vs Gemini 比較,依用途選比看規格表實在。
常見問題
Q:prompt 範本一定要寫這麼長嗎?
不一定,但長度和你要的品質成正比。日常閒聊型任務兩句話就夠;只要產出要交給別人看、或要進工作流,四個欄位(角色、素材、限制、輸出格式)就都得寫。你可以把它想成寫需求單給外包 —— 你不會只丟一句「幫我做個網站」。
Q:同一套範本在 ChatGPT、Claude、Gemini 都能用嗎?
可以,這些範本沒有用到任何特定平台的語法。差別在遵守指令的穩定度,尤其是「固定欄位輸出」和「長文件不亂補內容」這兩件事,各家表現不太一樣,建議拿同一個範本在你常用的兩個工具跑一次比較。
Q:公司資料可以直接貼進去嗎?
先看公司規範,再看該服務的資料使用條款(企業方案與一般方案的處理方式通常不同,以官方說明頁為準)。實務上最安全的做法是把人名、客戶名、金額換成代號再貼,拿到結果後自己換回來,多花不到一分鐘。
Q:AI 回答得不對,是範本寫壞了嗎?
先確認是哪一種不對。格式跑掉、漏了欄位,通常是範本沒寫清楚輸出規格,補上就好;內容錯誤或憑空生出數字,那是素材不足或它在推測,要在範本裡加一句「原文未提及的請標註未提及,不要推測」。這句話的效果比多數人以為的大。
Q:一次要處理很多份文件,範本怎麼複用?
用範本 10 那種「先立規則再餵資料」的做法:第一則訊息只講格式規則,之後每次只貼素材。這樣同一輪對話裡的輸出會維持一致,也不用每次重貼一大段規格。文件之間差異大的話,分開對話會比塞在同一輪穩定。